4. INTERESSI DEI DIPENDENTI E COLLABORATORI

4.1 Nomine ed opportunità commerciali

Dobbiamo chiedere il permesso alla Direzione IMPRESOA S.P.A. prima di accettare qualunque nomina a:

• amministratore di un’azienda pubblica o privata (sia a titolo gratuito che oneroso) – la carica di amministratore comporta alcuni obblighi e IMPRESOA S.P.A. deve essere certa che tali obblighi (reali o presunti) non siano in conflitto con i suoi interessi e non vi espongano individualmente a rischi che potrebbero ripercuotersi, per associazione, sulla reputazione di IMPRESOA S.P.A.;
• qualsiasi carica di natura ufficiale o quasi ufficiale (sia a titolo gratuito che oneroso) offertavi da un dipartimento del governo, autorità locale, agenzia governativa, associazione commerciale, cooperativa;
• pubblicazione professionale, associazione professionale, società accademica o altro organo similare.

Il dipendente non deve svolgere altra attività (remunerata oppure no) al di fuori del normale orario di lavoro, che secondo IMPRESOA S.P.A. possa essere in conflitto con gli interessi della sua attività e/o compromettere la sua capacità di adempiere alle vostre mansioni in modo completo ed efficiente.

Situazioni di questo tipo devono essere monitorate e segnalate alla Direzione IMPRESOA S.P.A. e all’Ente di Controllo.

4.2 Ricevimento di omaggi e facilitazioni

Si potrebbe ritenere che il fatto di accettare omaggi, facilitazioni o qualunque altro beneficio materiale ricevuto da un dipendente causi un conflitto d’interessi tra gli obblighi del dipendente in questione e IMPRESOA S.P.A. con i suoi clienti, o tra IMPRESOA S.P.A. e gli altri operatori del mercato.

Un omaggio che non sia simbolico e che vada oltre il normale gesto di cortesia, potrebbe ridurre l’obiettività necessaria nelle relazioni d’affari, per cui, se possibile, è sempre meglio non accettare alcun regalo.

Non dobbiamo chiedere nessun omaggio o facilitazione ad alcuna persona, azienda o organizzazione che intrattiene rapporti con IMPRESOA S.P.A. in quanto suo fornitore o appaltatore. Non dobbiamo inoltre accettare nessun regalo o facilitazione che possa o sembri compromettere la nostra capacità di agire unicamente nell’interesse di IMPRESOA S.P.A. nelle questioni che riguardano tali persone o organizzazioni.

Qualunque regalo o serie di omaggi che abbia un valore più che simbolico e che vada oltre il normale gesto di cortesia non potrà essere accettato ai sensi della presente norma e dovrà essere restituito al donatore con le debite spiegazioni. (es. l’accettazione di strenne natalizie ricevute al proprio domicilio di valore non simbolico, sono considerate una violazione del codice). In nessun caso possiamo accettare un regalo che consista in una somma di denaro o in un bene monetizzabile come buoni omaggio, azioni, obbligazioni o altre forme di titoli.

I regali o i facilitazioni offerti ad un parente (coniuge, genitori, figli) di un dipendente di IMPRESOA S.P.A. saranno considerati come se fossero offerti al dipendente stesso.

4.3 Offerta di regali o facilitazioni

Proprio perché abbiamo delle severe norme per quanto riguarda l’accettazione di regali e facilitazioni, dobbiamo stare attenti quando siamo noi ad offrirli.

Facendo uso di buon senso e moderazione, lo scambio occasionale di facilitazioni e regali di valore simbolico con persone o organizzazioni può essere ammesso, a meno che il datore di lavoro del destinatario non proibisca tali prassi. Qualunque regalo dovrà sempre tenere conto delle norme aziendali dell’organizzazione per cui lavora il destinatario.

Non dobbiamo offrire mai un regalo, un facilitazione o altro oggetto di valore se:

• è illegale;
• è considerato come una violazione delle norme aziendali dell’organizzazione per cui lavora il destinatario (è sempre meglio chiedere prima!);
• si tratta di una somma di denaro o un suo equivalente (come buoni omaggio, prestiti);
• ha un carattere sessuale.

5. CONFLITTI D’INTERESSE ED OBBLIGHI

Un conflitto d’interessi reale o potenziale si ha quando un dipendente occupa una posizione in grado di influenzare una decisione che potrebbe tradursi in un profitto per tale dipendente o per un suo congiunto in conseguenza di un’attività di IMPRESOA S.P.A..

Un vantaggio personale si ha non solo quando il dipendente in questione o un suo congiunto detengono una notevole partecipazione in un’azienda con cui IMPRESOA S.P.A. fa affari, ma anche quando un dipendente o un suo congiunto ricevono una tangente, un regalo di notevole valore o un particolare compenso in un’operazione o affare in cui è coinvolta IMPRESOA S.P.A..

Si riportano alcuni esempi non esaustivi:

• legami di parentela tra personale IMPRESOA S.P.A. e Clienti
• attività di affari tra IMPRESOA S.P.A. ed eventuali membri dei propri organi statutari
• attività di affari tra collaboratori IMPRESOA S.P.A. e Clienti

Qualsiasi conflitto di interesse deve essere fatto presente alla Direzione di IMPRESOA S.P.A..

6. VENDITA DI BENI AI DIPENDENTI E COLLABORATORI

Non è consentita la vendita di beni che riguardano l’attività di IMPRESOA S.P.A., come ad esempio apparecchiature a fine locazione o altri beni a dipendenti di IMPRESOA S.P.A., ai loro congiunti o amici, senza il preventivo consenso scritto dell’Alta Direzione.

7. RISORSE ED INFORMAZIONI DI IMPRESOA S.P.A.

7.1 Libri/registri contabili esatti/dichiarazione veritiera dei risultati finanziari

La credibilità di un’azienda si misura in molti modi, uno dei modi più importanti è l’integrità dei suoi libri e registri contabili.

Ciascun dipendente deve contribuire a garantire che le informazioni aziendali su file, carta o altro supporto siano accurate, complete e tempestive.

Ciò comprende l’accurata iscrizione a bilancio di tutti i costi, delle vendite, dei fogli delle presenze, dei giustificativi, delle fatture, degli stipendi e dei benefici, dei dati previsti dalla legge e delle altre informazioni aziendali essenziali.

Ciascun dipendente dovrà, inoltre:

• rispettare tutte le leggi, le norme contabili esterne e le procedure aziendali previste per riferire le informazioni finanziarie;
• non effettuare mai deliberatamente un’iscrizione a bilancio che sia errata o ingannevole;
• non alterare mai né distruggere i registri, a meno che ciò non sia previsto dalle norme e procedure stabilite dalla SOA;
• non vendere, cedere, trasferire né disporre dei beni aziendali senza la debita documentazione ed autorizzazione;
• collaborare sempre con i sindaci interni ed esterni autorizzati;
• non lasciare mai che qualcuno faccia pressioni su di noi per indurci a compiere una falsa iscrizione a bilancio.

7.2 Beni e risorse aziendali

Tutti noi siamo tenuti ad usare il buon senso per evitare che venga fatto un uso improprio dei beni di IMPRESOA S.P.A. o che questi vengano danneggiati. I beni aziendali hanno lo scopo di aiutare i dipendenti a raggiungere gli obiettivi aziendali.

Un uso maldestro, inefficiente o illegale (es: l’utilizzo della fotocopiatrice aziendale per la riproduzione di un testo coperto da copyright) dei beni del CAB danneggia tutti. Tali beni dovranno essere utilizzati solamente per scopi aziendali e dovranno essere restituiti al IMPRESOA S.P.A. al termine del rapporto di lavoro.

7.3 Informazioni proprietarie e proprietà intellettuale

IMPRESOA S.P.A. produce regolarmente idee che non sono di dominio pubblico, strategie ed altri tipi di informazioni di valore. Tali informazioni vengono definite come “informazioni proprietarie”, il che significa che IMPRESOA S.P.A. possiede tali informazioni così come possiede altri tipi di beni. Poiché sono il prodotto del lavoro della SOA, varie leggi gli consentono di proteggerle perché non vengano usate da esterni.

Tutti i dipendenti devono proteggere, all’interno del proprio ambito, la riservatezza delle informazioni proprietarie di IMPRESOA S.P.A..

7.4 Uso dei computer e sicurezza della rete

Sistemi informatici: l’hardware, il software, le reti e le informazioni che girano su tali sistemi sono fondamentali per il buon funzionamento di un’azienda. Chiunque utilizzi un computer deve garantire che tali risorse funzionino come dovrebbero. Questo significa che tutti i dipendenti devono:

• usare i computer in modo responsabile e per scopi aziendali legittimi (es. non per finalità terroristiche o per detenzione di materiale pedopornografico);
• proteggere la sicurezza dei sistemi informatici.

Il buon senso vi aiuterà ad utilizzare i computer correttamente, ma anche le seguenti indicazioni potranno esservi di aiuto.

Non dovete mai:

• essere coinvolti in comunicazioni elettroniche che potrebbero essere considerate offensive, dispregiative, diffamatorie, moleste, oscene o altrimenti volgari;
• utilizzare i sistemi di comunicazione elettronica della SOA per diffondere indebitamente materiali coperti da diritti d’autore o da licenza (Es: norme coperte da copyright).

7.5 Uso personale dei sistemi di posta elettronica e dei sistemi informatici

I nostri sistemi di comunicazione elettronica come le e-mail, il sistema per gli annunci interni, i telefoni cellulari e quelli della rete fissa devono essere utilizzati esclusivamente per scopi aziendali e non per scopi personali.

8. GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI

Verranno conservate delle registrazioni che saranno distrutte in base alle procedure per la conservazione delle registrazioni di IMPRESOA S.P.A..

Tutte le domande relative alla gestione delle registrazioni dovranno essere rivolte al Responsabile Gestione Qualità.

Documentazione allegata

File
Codice Etico IMPRESOA S.p.A.